Administratief medewerker Kamp C

Functie

Ben jij ijzersterk in administratie? Krijg jij energie van structuur en overzicht? Ben jij een georganiseerde duizendpoot? Dan ben jij misschien wel onze nieuwe administratieve kracht bij Kamp C !

Wie zijn wij?

Als Kamp C versterken we de duurzame waardeketen en profileren we ons als de spilfiguur in de markt. Kamp C is de referentie als het gaat over duurzaamheid en innovatie in de bouw en is bezig met de oplossingen voor de uitdagingen van morgen. Kamp C faciliteert een transitie in de bouwsector en wil hiervoor een sterke netwerkorganisatie zijn. Het bedrijven- en conferentiecentrum vormt de draaischijf van ontmoeting die als inspiratiebodem voor verdere innovatieve ontwikkelingen Om dit in goede banen te leiden zijn wij op zoek naar een administratieve duizendpoot die ondersteuning biedt.

Jouw profiel

Wil je nog meer weten?

Super! Jouw taken zullen vooral bestaan uit de ondersteuning van alle medewerkers van de Kamp C. Je komt in een vierkoppig team van administratief medewerkers met elk jullie eigen focus binnen de organisatie. Tegelijkertijd vormen jullie een hecht team dat instaat voor elkaars taken en kunnen inspringen wanneer iemand afwezig is of de werkdruk in een domein periodiek toeneemt.

Meer specifiek zal jouw focus voornamelijk liggen op:

• Administratieve ondersteuning van de projectverantwoordelijken : je zal instaan voor de administratieve opvolging (declaraties, rapportering, …) van lopende projecten. Je zal hiervoor nauw samenwerken met de projectverantwoordelijken die het project leiden.
• Opvolging boekingen/rondleidingen/events : je bent een aanspreekpunt voor boekingen die door externen gemaakt worden en volgt de uitwerking hiervan samen met je collega’s op.
• Preventie : je zorgt ervoor dat de punten inzake veiligheidspreventie correct worden opgevolgd en hierover correct wordt gerapporteerd.
• ISO rapportage : samen met je collega’s zorg je voor een correcte rapportering van het ISO-verslag.
• Ondersteuning boekhouding : In samenwerking met de boekhoudafdeling volg je de inkomende facturen mee op en rapporteer je hierover aan je leidinggevenden.

Daarnaast kan je regelmatig inspringen voor volgende taken:

• Onthaal
• Contractbeheer en aankopen
• Logistieke ondersteuning projectwerking: bv onthaal en algemene ondersteuning evenementen
• Inventarisbeheer

Nog steeds geïnteresseerd?

Geweldig! Beantwoord je dan ook aan deze criteria?

Je beschikt over minstens een diploma hoger secundair onderwijs

Bovendien beschik je over onderstaande gedragscompetenties:

• Samenwerken : je stimuleert de samenwerking binnen de eigen entiteit en werkt in een open dialoog en een opbouwende communicatieve sfeer, zowel binnen de eigen dienst als naar andere diensten toe
• Plannen en organiseren : je plant eigen taken en opdrachten, je werkt onder tijdsdruk alles tijdig en correct af
• Nauwgezetheid : je levert met oog voor detail correct werk af en je voert repetitieve administratieve taken foutloos uit
• Omgaan met stressfactoren : je blijft kalm en rustig in situaties van verhoogde druk en behoudt bij confrontaties een correcte en tactvolle houding: je vermijdt woordenwisselingen en reageert respectvol
• Initiatief : je neemt het initiatief om structurele problemen binnen het eigen takendomein op te lossen (reactief en structureel) en je houdt ervan om dingen zelf uit te zoeken

Hiernaast beschik je over volgende kenniscompetenties:

• Je kan vlot overweg met MS Office (Excel, Outlook …) en internettoepassingen
• Je hebt affiniteit met het werken met cijfers
• Kennis van WISA, Procure en/of Financials en boekhoudkundige ervaring is een plus
• Je kan jezelf vlot uitdrukken in het Nederlands

Bijkomende aandachtspunten:

• Je bent bereid tot occasioneel avond- en weekendwerk met een compensatie/vergoeding conform de geldende RPR

• Budgetten van de organisatie opvolgen door afstemmingscontrole op de bankrekeningen, controle van de algemene kosten en van de facturen, ...
• Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies
• Kopieerwerk verrichten
• Documenten invoeren en de lay-out verzorgen
  Documenten doorsturen en klasseren
• Gegevens van de algemene boekhouding invoeren
  De boekingen registreren
• De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
  Bestellingen plaatsen
• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• Professionele dossiers, verslagen van vergaderingen, ... coderen en archiveren
• Documentatie zoeken die verband houdt met de activiteit van de organisatie of de dienst
  Documentatie doorsturen of archiveren
• Telefonische oproepen beantwoorden
  Klanten ontvangen
  Klanten informeren of oriënteren
• Professionele dossiers (klantendossiers, vorderingen, ...) voorbereiden en opvolgen (bijwerken, afsluiten, ...)
• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
• Briefwisseling sorteren, verdelen, frankeren en registreren
  E-mails behandelen
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• Administratieve dossiers samenstellen
  Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
• Een organisatie boekhoudkundig en administratief beheren
• Documenten coderen, klasseren en archiveren
• Personen onthalen en hun vraag identificeren

Aanbod

Je start in salarisschaal C1: het bruto maandsalaris ligt tussen €2.303,39 - €3.731,32. Bekijk onze loonsimulator om een gedetailleerde inschatting te maken van je bruto- en netto maandsalaris. Met extralegale voordelen.

Wil je als administratief medewerker bij het Kamp C aan de slag, dan doorloop je eerst de volgende selectiestappen:

• Cv-screening, waar op basis van motivatie en relevante ervaring maximaal 10 kandidaten naar het volgende selectieonderdeel
• Competentiegericht interview: 22 mei 2024 op Kamp C (hou deze datum alvast vrij in je agenda).

Meer informatie over deze onderdelen kan je hier lezen.

Waar wacht je nog op?

Je bent duidelijk geïnteresseerd. Top! Dan moet je ervoor gaan. Je kandidaat stellen doe je zo:

Solliciteer ten laatste 12 mei 2024 via de jobsite en overtuig ons met een krachtige motivatiebrief en cv waarom deze job jou op het lijf geschreven is.

Praktisch:

• We bieden je een voltijdse contractuele functie van onbepaalde duur.
• Je zal werken op APB Kamp C (Britselaan 20 te Westerlo).
• Voor meer info over de inhoud van de functie kan je terecht bij: Alexander Van Haesbroeck, Operationeel Manager, (0474 70 79 44 of vanhaesbroeck@kampc.be).
• Voor meer info over de selectieprocedure kan je terecht bij Charlotte Van de Voor, consulent werving en selectie (03 240 58 01 of charlottevandevoor@provincieantwerpen.be).